第一章  总则 

　　第一条 为规范研究所干部人事档案管理工作，提高人事档案管理水平，有效的保护和利用干部人事档案，使之规范化、标准化和科学化，在研究所的管理工作中发挥干部人事档案的作用，更好地为研究所各项工作服务，根据《干部人事档案工作条例》〔2018〕60号）和《中国科学院人事局关于进一步加强干部人事档案管理的通知》（人字〔2017〕77号），现结合研究所实际情况，特制定本管理办法。 

　　第二条 干部人事档案工作是研究所人事工作的重要组成部分，也是研究所档案工作的重要组成部分。是为贯彻执行研究所战略、方针和政策服务的，是全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。 

　　   第二章  管理职责 

　　第三条 人力资源处 

　　（一）负责制定、修改和完善研究所干部人事档案管理相关的工作管理制度与实施细则等； 

　　（二）负责本制度在各部门实施执行的具体指导和监督检查； 

　　（三）负责研究所全体员工（不含劳务派遣员工）的人事档案管理工作； 

　　（四）负责对干部人事档案管理工作进行检查与督导； 

　　（五）人力资源处人事档案管理的职责具体如下： 

　　1.       管理干部人事档案，为国家积累档案史料。 

　　2.       收集、鉴别和整理干部人事档案材料。 

　　3.       办理干部人事档案的查阅、借阅和转递。 

　　4.       登记干部职务、工资的变动情况。 

　　5.       为有关部门提供干部的情况。 

　　6.       做好干部人事档案的安全、保密、保护工作。 

　　7.       调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，做好干部人事档案的业务建设。 

　　8.       推广、应用干部人事档案现代化管理技术。 

　　9.       定期向综合档案室移交死亡干部的人事档案。 

　　10. 办理其它干部人事档案相关事项。 

　　第四条 人事档案管理人员的工作要求和职责 

　　（一）认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《干部人事档案工作条例》，严格履行档案管理各项制度，按需要和要求不断修改、补充、完善各项制度。 

　　（二）每季度与有归档材料的部门联系一次，鉴别材料无误后予以接受、登记、归档。 

　　（三）整理档案应做到材料完整，手续完善，分类准确，装订整齐、规范、美观。 

　　（四）办理查（借）阅档案手续，及时提供档案查（借）阅，提高干部人事档案的利用率；及时催收档案及各类材料，为档案信息使用提供依据，为领导决策提供有效服务。 

　　（五）转递档案应严格审查，仔细填写转递通知单，认真登记、迅速转递、及时催收回执。 

　　（六）认真保管档案，做好库存档案数目清楚，安全措施齐全，保管条件良好。 

　　第三章  人事档案内容 

　　第五条 干部人事档案正本的内容和分类： 

　　第四章  人事档案收集 

　　第六条 单位人力资源处对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，以保持档案的完整性。 

　　（一）定期、不定期地与有关部门或单位联系，催促索要应归档的干部人事档案材料。 

　　（二）收集材料应做到口勤、手勤、脚勤，以防遗漏重要材料，确保干部人事档案的完整性。 

　　（三）收集到的档案材料应保证质量，组织形成的材料应盖有公章并注明日期，个人形成的档案材料应本人签名且注明日期。 

　　（四）发现送交的归档材料不符合归档要求的，应及时通知提供档案材料的部门补充完善，把好档案材料的“入口关”。 

　　（五）对收集的档案材料要逐份核对登记，提供材料方应在登记册上签字确认。 

　　（六）注重收集员工“德、能、勤、绩”方面的人事档案材料。 

　　（七）积极主动地做好档案材料的归档宣传工作，增强员工档案意识，保证各方面积极配合，完善档案材料收集制度。 

　　 第五章  人事档案鉴别归档 

　　第七条 立卷归档的干部人事档案材料必须认真鉴别，保证材料真实准确、文字清楚、手续齐备。需经组织审查盖章或本人签字的材料，必须在盖章签字后归档。 

　　（一）各部门应定期及时将新形成的档案材料送交人力资源处归档。 

　　（二）档案室应把好“入口关”，凡属归档的材料应真实有效、完整齐全、字迹清楚、对象明确、手续完备。 

　　（三）凡归入和撤出的档案材料必须有专人把关，鉴别材料应遵循“取之有据，弃之有理”的原则，重要材料的取舍，应由主管领导批准。 

　　（四）凡属于应归入干部人事档案的材料，均应按要求进行整理立卷，装订成册后放入铁皮柜内。 

　　（五）销毁档案材料必须逐份登记，并履行审批手续，未经鉴别审批，任何人不得擅自销毁干部人事档案材料。 

　　（六）对应当转送其他部门或退回个人的材料，经领导批准后，办理相应手续后退回相关部门或个人。 

　　第六章  人事档案检查核对 

　　第八条 档案应定期检查核对，以确定干部人事档案的完整性和安全性。 

　　（一）定期检查各项干部人事档案制度的执行情况，积极发现管理过程中存在的问题并认真总结经验。 

　　（二）每年应核对一次档案变动情况和库存情况，一旦发现问题应及时处理。 

　　（三）每年至少核对一次收集的档案材料是否按规定归档，避免干部人事档案材料散失。 

　　（四）发生各种天灾等事故后，应及时检查核对档案库存数；档案管理人员更替时，要认真核对档案并办理移交手续。  

　　第七章  人事档案的保管 

　　第九条 干部人事档案在保管和使用的过程中，应严格遵守以下保管保密规定： 

　　（一）档案库房应保持清洁、整齐，按照防火、防尘、防盗、防潮、防高温、防光、防蛀、防腐等“八防”措施，定期或不定期地对档案保管的安全条件进行检查，保持库内温度、湿度适宜，保证消防器材安全有效、使用方便，如发现隐患，及时采取措施，防患于未然。 

　　（二）干部人事档案保存过程中，不在不安全的地方存放干部人事档案，严禁个人私自保存他人档案，严禁泄露或擅自对外公开干部人事档案内容，严禁携带档案游览、参观、探亲、访友和出入一切公共场所，严禁擅自将干部人事档案带出国（境）外。 

　　（三）干部死亡5年后，其人事档案移交本单位综合档案室保存，按同级国家档案馆接收范围的规定进馆。 

　　（四）不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。 

　　第八章  人事档案查（借）阅 

　　第十条 因工作需要查阅和借用干部人事档案时，须遵守下列规定： 

　　（一）查阅档案者必须是中共党员，按规定办理档案查阅审批、登记手续。 

　　（二）所内借阅档案者应填写《中科院近代物理所人事档案查借阅审批表》，由主管领导审批同意后方可办理借阅手续，所外借阅档案需携带所在单位开具的介绍信并加盖公章。 

　　（三）查（借）阅档案者必须遵守保密制度和阅档规定，不得向无关人员泄露或擅自对外公布档案内容，借出的档案不得转借或让本人翻阅。 

　　（四）查（借）阅档案过程中，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自摘抄、复制、拍摄档案内容，不得擅自将其他材料装入档案。 

　　（五）查（借）阅档案时，严禁吸烟，倒水应离开桌面，防止档案材料损坏。 

　　（六）查（借）阅者不得查（借）阅本人及其直系亲属的档案。 

　　（七）借阅档案最长不得超过15天，若须延长使用时间，应办理续借手续。 

　　第九章  人事档案转递 

　　第十一条 员工入职、调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，工作交接并办清所有手续后，如无特殊情况，应遵照如下要求为员工办理干部人事档案转递手续。 

　　（一）转出的档案必须做到完整齐全，按规定经过认真整理装订成册，袋内不得遗留散材料，不得扣留材料或分批转出。 

　　（二）转递档案必须按统一规定的“干部人事档案转递通知单”项目详细填写，密封并加盖密封章。 

　　（三）干部人事档案转递必须通过机要交通或者安排专人送取，转递单位和接收单位应当严格履行转递手续。 

　　（四）收到档案经核对无误后，及时在回执上签名盖章并返回寄件单位；新进档案须在《干部人事档案接收登记册》上登记；转出档案逾期一个月未收到对方回执，应写信或电话催问索要回执。 

　　（五）接到干部调动或职务变动的通知后，按干部管理权限，应在一个月内将干部人事档案转送主管单位。 

　　第十章  其他规定 

　　第十二条 凡是研究所的员工（劳务派遣除外），都必须建立档案正本，是否建立副本，根据工作需要由人力资源处自行确定。 

　　第十三条 干部人事档案管理由人力资源处负责，档案管理岗位人员应有良好的思想素质，接受过正规的档案管理培训，在工作中须严格遵守保密制度（原则上安排中共党员从事此项专项工作）。 

　　第十四条 不得擅自处理或销毁档案材料，应严格按照档案管理的规定和要求进行档案的保管和销毁。 

　　第十五条 本制度最终解释权归中国科学院近代物理研究所人力资源处。