为加强和规范本单位会计档案管理，根据2016年1月1日起实施的《会计档案管理办法》（国财政部、国家档案局令第79号）和《中国科学院会计档案建档规范》（ZKY/B2002-7-2006）,结合单位会计档案管理实际，特制定本管理办法。 

　　一、会计档案的定义　　 

　　本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、网络传输和存储的电子会计档案。 

　　二、管理职责 

　　（一）单位主管领导管理职责 

　　1. 加强对本单位会计档案工作的领导，把会计档案工作纳入工作议事日程。 

　　2. 重视会计档案的管理工作，保证其所需的人、财、物、场所及安全等必要条件。 

　　（二）财务部门管理职责 

　　1. 负责制订有关会计档案的管理制度，确保会计档案工作纳入本部门目标管理和考核工作中。 

　　2. 负责会计会计核算材料的收集、分类、整理、立卷等建档工作。 

　　3. 负责向综合档案室交接会计档案和对未交接会计档案的保管、利用等工作。 

　　（三）综合档案室管理职责 

　　1. 负责检查和监督财务部门做好会计核算材料的归档工作。 

　　2. 负责对本单位会计档案的接收、保管等工作。 

　　3. 配合财务部门做好会计档案的提供利用和鉴定销毁工作。 

　　三、归档范围和归档要求 

　　（一）归档范围 

　　凡在单位会计核算活动中形成的，记录和反映本单位经济业务活动的重要材料和凭据均属于归档范围，主要分为会计凭证、会计簿、会计报表以及其他会计核算资料四部分。 

　　1. 会计凭证 

　　会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。 

　　2. 会计账簿 

　　会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。 

　　3. 会计报表 

　　会计报表是反映单位会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有主要财务指标快报，月、季度会计报表、年度会计报表，包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。 

　　4. 其他会计核算资料 

　　其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财会部门负责办理的有关数据资料，如：部门预算、经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。     

　　财务部门形成的财务预决算(包含文字分析材料)、财务计划、财务管理制度等文件材料，应执行《中国科学院文书档案建档规范》（ZKY/B002-4-2006）进行归档，不作为会计档案管理范围。但会计档案中可留存一套财务预决算复印件，便于查阅利用。 

　　5. 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：（1）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；（2）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；（3）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；（4）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；（5）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；（6）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。 

　　（二）归档要求 

　　1. 归档的会计核算材料应确保真实、完整、准确。 

　　2. 每年形成的会计核算材料，应当由财务部门在第二年度的9月底前完成立卷归档工作。 

　　3. 电子会计核算材料归档的相关要求按照GB/Tl8894—2002《电子文件归档与管理规范》的有关内容执行。　 

　　四、分类与整理立卷 

　　（一）会计档案的分类管理会计期间（月、季度、年度）终了后，对会计资料应尽快进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。 

　　1. 分类标准统一。一般采用“类别—年度”分类法将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。 

　　2. 档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。 

　　3. 管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。 

　　（二）会计档案的整理立卷 

　　1. 会计凭证的整理立卷。一般每月整理一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。 

　　（1）会计凭证装订前的准备工作： 按凭证的编号顺序排列，检查日数、编号是否齐全； 按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数； 摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整； 整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全； 记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。 

　　（2）会计凭证装订时的要求：“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打活结，放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；凭证外面要加封面，封面纸用好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；装订凭证厚度一般1.5厘米，方可保证装订牢固，美观大方。 

　　（3）会计凭证装订后的注意事项：每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章，同时要进行签封处理，在签封骑缝处加盖经手人印章或财务专用章；在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。 

　　2. 会计账簿的整理立卷。各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：　 

　　（1）账簿装订前，首先应由账簿管理人员按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数页号顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。 

　　（2）活页账簿装订要求。 

　　保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。（封面模板如附录D）多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。 

　　（3）账簿装订后的其他要求。　　 

　　① 会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。 

　　② 会计账簿的封口要严密，封口处要加盖经手人印章或财务专用章。 

　　③ 封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。 

　　④ 会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。 

　　3. 会计报表的整理立卷。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册，谨防丢失。 

　　（1）会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订； 

　　（2）会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底； 

　　（3）按保管期限编制卷号。　 

　　4. 电算化会计核算材料的整理立卷 

　　（1）电算化会计核算材料，应当保存打印出的纸质会计核算材料同磁盘、光盘等磁性介质一并分类整理。 

　　（2）打印出的纸质会计核算材料，封面要规范填写，须有经手人员和会计主管人员的签字或盖章。 

　　5. 装盒 

　　将装订好的会计凭证、账簿等由兼职档案人员负责以卷、册为单位填装会计档案盒，并对会计凭证、账簿等分别进行排列编号。 

　　6. 编号 

　　一般采用类别一会计年度一案卷号。案卷号编制方法，按年度编写顺序号。 

　　7. 案卷目录的编制 

　　每类会计档案应逐卷册分别填写案卷目录一式两份，一份留财务部门备查，另一份随会计档案一同交综合档案室作为交接清册(式样见附录C3)。案卷目录要逐项填写准确、清楚、完整(式样见附录C4、C5)。 

　　五、保管与移交 

　　1. 保管 

　　（1）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位财务部门保管三年，再移交单位综合档案室统一保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位综合档案室同意，且临时保管期间，出纳人员不得兼管会计档案。 

　　（2）会计档案的保管要求。 

　　① 会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材； 

　　② 采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞； 

　　③ 会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀； 

　　④ 会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿； 

　　⑤ 设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密； 

　　⑥ 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。 

　　2. 移交 

　　财务部门保管期满后的会计档案，应在每年9月底前移交到综合档案室保管，交接的会计档案应当保持原卷册的封装。如个别需要拆封重新整理的会计档案，综合档案室应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理。 

　　交接会计档案时，双方应当按照会计档案交接清册所列的内容逐项清点。交接双方部门负责人和经办人员在交接清册及交接表上签字或盖章(式样见附录C6)。 

　　电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。单位综合档案室接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能收。 

　　单位因故撤销、解散、破产或因其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案应向院档案馆移交。 

　　3. 借阅 

　　（1）会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经单位领导、会计主管领导批准。 

　　（2）外单位人员借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管领导或单位领导批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管领导或单位领导批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。 

　　（3）借阅会计档案人员不得在案卷个乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。 

　　（4）会计档案借用人应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保接入的会计档案安全完整，并在规定时间内归还，由综合档案室档案管理人员办理注销借阅手续。 

　　4. 保管期限。会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分别为10年和30年。各类会计档案的保管期限原则上按照本办法附表执行，但凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。 

　　会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：2015年度终了日为12月31日，保管期限按2016年1月1日开始计算。 

　　为了全面反映会计档案情况，立档部门应设置“会计档案备查表” ，及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错。　　     

　　六、会计档案的销毁　　 

　　1. 会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见会同财务会计、审计、纪检监察等部门共同鉴定、严格审查，并形成会计档案鉴定意见书，报本单位领导审核。经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：　　 

　　（1）单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。 

　　（2）单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。 

　　（3）单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。 

　　电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。　  

　　2. 会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。　　 

　　3. 销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销，监审计部门派员参加监销；会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。 

　　七、附则 

　　本办法自2017年9月1日起施行。